Integritetspolicy för Klartid
Eden & Lind AB, org.nr 559595-8553, VAT SE559595855301, säte Norrtälje
Adress: [FYLL I: gatuadress], [FYLL I: postnummer och ort]
E-post i dataskyddsfrågor: [FYLL I: support-e-post]
Telefon: [FYLL I: telefonnummer]
Version: [FYLL I: versionsnummer]
Gäller från: [FYLL I: datum]
1. Kort version
Klartid är en tidrapporteringstjänst för hantverksfirmor. Vi har två roller när det gäller personuppgifter, och det är viktigt att hålla isär dem:
- Vi är personuppgiftsansvariga för kontot hos den som tecknar Klartid — namn, e-postadress, uppgifter om firman och betalningsuppgifter — och för de loggar vi behöver för att driva och säkra tjänsten.
- Vi är personuppgiftsbiträde för allt som firman själv lägger in om sina anställda och om sina egna kunder. Där är kundföretaget personuppgiftsansvarigt, och vi behandlar uppgifterna bara på deras instruktion. Det regleras i ett separat personuppgiftsbiträdesavtal.
Allt ligger i EU. Firmans uppgifter lagras i en databas som skapas låst till EU och inte går att flytta i efterhand.
Vi säljer inga uppgifter, spårar ingen och tränar ingen AI på det som läggs in. Det enda som går genom en språkmodell är röstinmatningen — se punkt 5, 6 och 10 — och där sparas varken ljudet eller texten; det du säger blir ett utkast som du själv kontrollerar innan något sparas.
Inga uppgifter om hälsa. Klartid registrerar aldrig varför någon är frånvarande. En frånvarodag är semester, ledighet eller annan frånvaro — inget mer. Tjänsten behandlar därför inga särskilda kategorier av personuppgifter enligt artikel 9 GDPR.
2. Vem som är ansvarig för vad
2.1 Där Eden & Lind AB är personuppgiftsansvarig
Vi bestämmer själva ändamål och medel för:
- Kontot hos den som tecknar Klartid och blir ägare av firman.
- Uppgifterna om firman som avtalspart: firmanamn, organisationsnummer, vem som är ägare.
- Prenumerationen och betalningen.
- Loggar för säkerhet, felsökning och revision.
- Själva inloggningsfunktionen — att en e-postadress kan begära en inloggningskod.
2.2 Där Eden & Lind AB är personuppgiftsbiträde
Kundföretaget är personuppgiftsansvarigt, och vi är biträde, för allt som läggs in inne i firman:
- Uppgifter om firmans anställda och inhyrda: namn, e-postadress, roll, rapporterad tid, material, mil, utlägg och frånvaro (dag och typ — aldrig orsaken).
- Uppgifter om firmans egna kunder: namn, organisationsnummer, adress, arbetsordrarnas beskrivningar.
Vad vi får och inte får göra med de uppgifterna står i personuppgiftsbiträdesavtalet. Frågor om dem ska i första hand ställas till din arbetsgivare eller till den firma som lade in dem — de bestämmer, inte vi.
3. Vilka uppgifter vi behandlar som ansvariga, och varför
| Uppgift | Varför | Rättslig grund |
|---|---|---|
| Namn och e-postadress på den som tecknar och äger firman | För att kunna logga in, för att kunna nå ägaren i avtalsfrågor | Fullgöra avtalet, art. 6.1 b |
| Firmanamn och organisationsnummer | Identifiera avtalsparten, undvika att samma firma läggs upp två gånger | Fullgöra avtalet, art. 6.1 b |
| Vem som är ägare, och vilken roll varje konto har i firman | Styr vad var och en får se och göra, och vad firman betalar | Fullgöra avtalet, art. 6.1 b |
| Prenumerationsuppgifter: status, periodens start och slut, kundnummer och prenumerationsnummer hos Stripe | Ta betalt, visa när nästa dragning sker, hantera låsläge | Fullgöra avtalet, art. 6.1 b |
| Faktureringsunderlag: antal fakturerade användare per period, belopp, fakturanummer | Ta betalt och kunna visa hur beloppet räknats fram | Fullgöra avtalet, art. 6.1 b, och rättslig förpliktelse, art. 6.1 c (bokföringslagen) |
| Revisionslogg över åtkomst, ägarskap och pengar: vem som lade till eller tog bort en person, vem som ändrade en roll, vem som tog över ägarskapet, när status ändrades och när en period stängdes | Kunna svara på vem som gjorde vad, upptäcka missbruk, reda ut tvister om fakturan | Berättigat intresse, art. 6.1 f — vårt och kundens intresse av spårbarhet |
| Kvittologg över lyckade anrop: vilken väg som anropades, en kontrollsumma av begäran och det svar som gavs | Så att en telefon som skickar om samma sak inte gör jobbet två gånger | Fullgöra avtalet, art. 6.1 b |
| IP-adress vid begäran om inloggningskod och vid inloggningsförsök | Spärra den som försöker mejlbomba en adress eller gå igenom en adresslista. Adressen används som nyckel i en spärräknare hos Cloudflare — vi lagrar den inte i vår egen databas | Berättigat intresse, art. 6.1 f — skydda tjänsten och de e-postadresser som finns i den |
| Drift- och felloggar hos vår driftleverantör | Hitta och rätta fel. Loggarna kan innehålla en e-postadress, till exempel när ett inloggningsbrev inte gick fram | Berättigat intresse, art. 6.1 f |
Vi lagrar aldrig lösenord — det finns inga. Vi lagrar aldrig kortuppgifter. Kortet lämnas direkt till Stripe och kommer aldrig in i Klartid.
Vi lagrar aldrig inloggningskoderna. Koden räknas fram ur din e-postadress, tidpunkten och en hemlighet på servern, och räknas om när du skriver in den — den sparas ingenstans. Det finns med flit ingen tabell över koder, tokens, sessioner eller inbjudningar.
4. Var uppgifterna finns
4.1 Klartid körs på Cloudflares plattform.
4.2 Varje firmas egna uppgifter ligger i en egen databas som skapas låst till EU. I tekniken är det ett Durable Object som skapas med jurisdiktionen eu och platsen Västeuropa. Det valet går inte att ändra i efterhand — en databas som en gång skapats i EU ligger kvar där.
4.3 Den delade databasen — konton, firmor, roller, prenumeration och fakturering — skapas på samma sätt låst till EU (--location=weur --jurisdiction=eu).
4.4 Uppgifterna kan alltså inte flyttas ut ur EU av misstag. Skulle vi någon gång behöva ändra det säger vi till i förväg.
5. Vilka andra som får se uppgifterna
Vi lämnar aldrig ut uppgifter för att någon annan ska använda dem för sina egna syften. Däremot anlitar vi leverantörer som behandlar uppgifter för vår räkning:
| Leverantör | Vad de gör för oss | Vilka uppgifter de får | Var |
|---|---|---|---|
| Cloudflare [FYLL I: exakt avtalspart, t.ex. Cloudflare, Inc. eller Cloudflare Ireland Ltd — står i ert avtal] | Kör tjänsten och lagrar databaserna | Allt som lagras i Klartid | Databaserna är låsta till EU. Företaget är amerikanskt |
| Stripe [FYLL I: exakt avtalspart — står på er faktura, för EU-kunder normalt Stripe Payments Europe, Ltd., Irland] | Tar emot kortbetalningen, driver prenumerationen och skickar kvitton | Firmans namn, organisationsnummer, ägarens namn och e-postadress, ett internt firma-id, samt kortuppgifterna som du själv lämnar direkt till dem | Irland / EU, med koncernbolag i USA |
| Resend [FYLL I: exakt avtalspart — Resend, Inc. eller motsvarande] | Skickar inloggningsbrevet | Mottagarens e-postadress och själva länken | [FYLL I: region enligt ert Resend-konto — se LÄS-MIG] |
| Microsoft [FYLL I: exakt avtalspart — för EU-kunder normalt Microsoft Ireland Operations Ltd] | Röstinmatningen: gör om det du säger till text och tolkar texten till ett utkast (Azure AI Foundry, modellerna Whisper och GPT-4.1 mini) | Ljudet med det du säger — normalt tid, moment, mil och adressen till jobbet — och firmans öppna arbetsordrar och momentlista, så att rätt jobb känns igen. Aldrig priser, aldrig namn eller e-post på anställda | Sverige (region Sweden Central). Inget används för att träna modeller. Microsofts missbruksövervakning kan spara ett stickprov i upp till 30 dagar i samma geografi. Företaget är amerikanskt |
Vi kan också lämna ut uppgifter när lag eller myndighetsbeslut kräver det.
Typsnitten hämtas inte utifrån. Appen levereras med sina egna typsnitt, från samma server som appen själv. Ingen tredje part får din IP-adress när du öppnar Klartid.
6. Hur länge vi sparar
| Uppgift | Hur länge |
|---|---|
| Firmans uppgifter i Klartid | Så länge avtalet gäller, och därefter 12 månader räknat från den dag den sista betalda perioden tog slut. Sedan raderas de |
| Kontouppgifter (namn, e-post) | Så länge kontot behövs för en firma i tjänsten. Ett konto som inte längre hör till någon firma raderas när den sista firman raderats |
| Kvittologgen över anrop | Rensas tidigast efter 45 dagar |
| Underlag som krävs för bokföringen (fakturor, belopp, period) | 7 år enligt bokföringslagen (1999:1078) |
| Revisionslogg över åtkomst, ägarskap och pengar | [FYLL I: hur länge — förslag: samma 12 månader som firmans uppgifter, utom det som ingår i bokföringsunderlaget] |
| Drift- och felloggar hos Cloudflare | [FYLL I: enligt Cloudflares inställning för Workers Logs] |
| Inloggningskoder | Sparas inte alls. Koden gäller tio minuter och lagras aldrig |
| Inloggningsbevis (den nyckel appen bär) | Sparas inte hos oss. Ligger i din webbläsare och gäller högst 30 dagar |
| Ljud och text från röstinmatningen | Sparas inte alls. Ljudet finns i telefonens minne tills svaret kommit och kastas sedan; servern skickar det vidare för tolkning och sparar varken ljud eller text. Det som sparas är den tidrad du själv kontrollerar och trycker Spara på |
7. Dina rättigheter
Du har rätt att:
- Få veta vilka uppgifter vi har om dig (registerutdrag).
- Få rättat det som är fel.
- Få raderat — när vi inte längre har rätt eller skäl att spara.
- Begära begränsning av behandlingen.
- Invända mot behandling som vi gör med stöd av berättigat intresse.
- Få ut dina uppgifter i ett maskinläsbart format och flytta dem (dataportabilitet), när behandlingen bygger på avtal.
Vi använder inte samtycke som rättslig grund för något i tjänsten, och vi fattar inga automatiserade beslut med rättslig verkan för dig. Vi profilerar ingen.
Så gör du: mejla [FYLL I: support-e-post]. Vi svarar utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad.
Är du anställd hos en firma som använder Klartid och vill veta vad som registrerats om dig i tidrapporteringen — vänd dig till din arbetsgivare. Det är de som bestämmer över de uppgifterna. Vi hjälper dem att svara.
8. Om du inte är nöjd
Hör av dig till oss först — det brukar gå fortast.
Är du fortfarande inte nöjd har du rätt att klaga till tillsynsmyndigheten:
Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) Box 8114, 104 20 Stockholm imy@imy.se · 08-657 61 00 · imy.se [KONTROLLERA kontaktuppgifterna mot imy.se innan publicering]
9. Kakor och det som sparas i din webbläsare
9.1 Klartid använder inga kakor för spårning, statistik eller marknadsföring. Det finns ingen mätning, ingen pixel och inget analysverktyg i appen.
9.2 Appen sparar tre saker i webbläsarens lokala lagring (localStorage), för att du ska slippa logga in på nytt hela tiden:
- ditt inloggningsbevis,
- vilken firma du senast tittade på,
- en tillfällig markering efter att du varit hos Stripe och betalat.
Detta är nödvändigt för att tjänsten ska fungera och kräver därför inget samtycke. Du kan rensa det genom att logga ut eller rensa webbläsarens webbplatsdata.
9.3 Går du vidare till Stripes betalningssida gäller Stripes egen hantering av kakor där.
10. Säkerhet
Kort om vad vi faktiskt gör:
- Inga lösenord. Inloggning sker med en sexsiffrig kod som gäller i tio minuter och aldrig lagras — den räknas fram och räknas om, i stället för att sparas.
- Koden skrivs in i appen, inte i en länk. Den hamnar därför inte i webbläsarhistorik, loggar eller vidarelänkar.
- Spärr mot missbruk. Både begäran om kod och inloggningsförsök begränsas per IP-adress och per e-postadress. Efter fem felaktiga koder spärras adressen en stund.
- Behörigheten läses vid varje anrop från databasen — aldrig ur den nyckel appen bär. Den som blivit borttagen ur en firma kommer inte in på gammal nyckel.
- En egen databas per kundföretag. Firmornas uppgifter ligger inte i en gemensam tabell som ett filterfel kan blanda ihop.
- Vem som skrev vad sparas på varje rad: vem som skapade raden, vem som senast ändrade den, från vilken telefon och när servern tog emot den.
- Roller styr vad som lämnar servern. En montör får aldrig firmans timpriser skickade till sig, och en inhyrd ser bara de arbetsordrar han tilldelats.
- Foton och kvitton tolkas inte. Ingen AI läser dem.
- Rösten fungerar bara när du trycker. Mikrofonen är på medan du håller in knappen och stängs när du släpper. Ljudet sparas inte, och ingenting hamnar i tidrapporten förrän du själv sett utkastet och tryckt Spara. Vill du inte använda rösten knappar du in som vanligt — funktionen är frivillig per rapport.
- Inga uppgifter om hälsa. Frånvaro säger dag och typ — semester, ledighet eller annan frånvaro — aldrig orsak. Typerna sjuk och vård av barn fanns tidigare och är borttagna ur tjänsten, och databasen tillåter inga andra värden än de tre som finns kvar. Det som en gång inte samlas in kan varken läcka, lämnas ut eller begäras fram.
Mer detaljer finns i personuppgiftsbiträdesavtalet, bilaga A.
11. Ändringar av den här policyn
Vi kan ändra policyn. Ändras något väsentligt säger vi till i appen och genom mejl till ägaren innan ändringen börjar gälla. Datum och version står högst upp.
Det här dokumentet beskriver hur vi behandlar personuppgifter. Det är inte juridisk rådgivning.